AGENT.E DE SOUTIEN ADMINISTRATIF - FORMATION CONTINUE

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Pourquoi se joindre à l'équipe du Cégep André-Laurendeau ?

Travailler au Cégep André-Laurendeau offre une opportunité unique de s’épanouir professionnellement grâce à nos valeurs fondamentales :

Respect : Nous valorisons le respect mutuel et la bienveillance. Vous serez entouré d’une communauté qui reconnaît l’importance de l’écoute, de la compréhension et de la diversité.

Responsabilité : Au Cégep André-Laurendeau, nous encourageons la prise d’initiative et la responsabilité individuelle. Vous aurez l’occasion de contribuer activement à notre mission éducative.

Compétence : Nous sommes fiers de notre excellence académique et professionnelle. En travaillant ici, vous développerez vos compétences et contribuerez à l’épanouissement des étudiants.

Ouverture : Notre cégep favorise l’ouverture d’esprit, l’innovation et l’adaptabilité. Vous serez encouragé à explorer de nouvelles idées et à collaborer avec des collègues passionnés.

Rejoignez-nous pour façonner l’avenir de l’éducation en incarnant ces valeurs essentielles!

Rôle et responsabilités

Relevant de la direction du Service de la formation continue et travaillant en étroite collaboration avec les conseillers et conseillères pédagogiques, l'agent ou l'agente de soutien administratif à la Reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) assure le soutien administratif nécessaire au bon déroulement des activités du secteur. Il ou elle veille au suivi des dossiers des personnes candidates, de l'ouverture de leur dossier jusqu'à leur diplomation, en assurant la qualité, l'exactitude et la conformité des opérations administratives.

La personne titulaire du poste effectue notamment le traitement des demandes d'admission, la planification des entrevues de validation, le suivi des programmes en cours, l'inscription des personnes candidates, la gestion des dossiers dans les différents systèmes administratifs ainsi que la facturation des frais de scolarité. Elle assure également les suivis administratifs et financiers liés aux activités de la RAC, notamment l'extraction de données, le suivi des heures des spécialistes de contenu ainsi que la préparation des informations requises pour soutenir les conseillers et les conseillères pédagogiques dans leurs analyses, leurs suivis budgétaires et leurs redditions de comptes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
  • Effectuer le suivi des programmes en cours
  • Faire le suivi des activités à venir
  • Inscrire les étudiant(e)s et envoyer les invitation aux ateliers et capsules
  • Effectuer des travaux de nature administrative, cléricale et de service à la clientèle liés au déroulement des activités de son secteur
  • Accueillir la clientèle et répondre à des questions relevant de sa compétence
  • Assurer le service à la clientèle à l'aide des supports et outils disponibles en répondant aux appels Teams et aux divers courriels du service
  • Gérer les boîtes de courriel communes du service
  • Planifier les entrevues de validation avec les personnes candidates et les spécialistes de contenu
  • Obtenir les disponibilités des spécialistes de contenu et des candidats pour planifier les entrevues
  • Envoyer des courriels de confirmation et les invitations de rencontre aux personnes candidates et aux spécialistes de contenu
  • Traiter les admissions
  • Créer les comptes utilisateurs aux plateformes requises et fournir les informations importantes pour accéder aux activités en ligne
  • Ajouter l'information  de chacun des candidat(e)s au fichier de facturation des programmes respectifs
  • Effectuer la facturation des frais de scolarité aux étudiant(e)s
  • Planifier et faire le suivi du paiement des frais de sessions
  • Préparer les factures et en aviser les étudiant(e)s
  • Faire le suivi des retards de paiements
  • Effectuer le suivi des demandes d'admission
  • Télécharger les dossiers de candidatures pour les sauvegarder dans CLARA
  • S'assurer que les dossiers sont complets
  • Aviser le conseiller ou la conseillère de la réception d'une nouvelle demande d'admission
  • Effectuer les suivis administratifs et financiers des activités de la RAC
  • Extraire les rapports administratifs et financiers à partir de CLARA et des autres systèmes utilisés par le service
  • Effectuer le suivi des heures réalisées par les spécialistes de contenu et valider les informations requises pour le traitement administratif
  • Compiler les données financières et administratives nécessaires au suivi des programmes et des activités
  • Préparer et transmettre aux conseillers pédagogiques les données et rapports demandés afin de soutenir leurs analyses et leurs suivis budgétaires
  • Effectuer les vérifications administratives liées aux heures de formation, aux activités réalisées et aux dossiers des personnes candidates
  • Produire, mettre à jour et assurer le suivi des différents tableaux de bord, registre et fichiers de suivis
  • Collaborer avec les CP à la préparation des informations requises pour les redditions de comptes et les suivis financiers de la RAC
  • Effectuer toute autre tâche connexe

Profil recherché

Scolarité et expérience
  • Diplôme d'études secondaires (DES)
Requis : Expérience minimale d'un (1) an dans un rôle similaire
Atout : Connaissance fonctionnelle de l'anglais

Connaissances
  • Excellente maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit
  • Maîtrise des logiciels informatiques de la suite MS Office principalement Word, Excel, PowerPoint et Outlook

Compétences et aptitudes
  • Capacité à communiquer avec un grand souci du service à la clientèle
  • Aptitude à établir et à gérer ses priorités et plusieurs dossiers simultanément
  • Sens de l'organisation


SECTEUR : Service de la formation continue
SUPÉRIEURE IMMÉDIATE : Lyna Ben Hassine
EX-TITULAIRE DU POSTE : Rachel Therrien
Date limite pour postuler : 14/08/2026 à 16h
Ref : 26-019-S
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Détail de l'offre

Salaire :

25.61 - 28.65 $

Statut :

Régulier à temps complet

Date de début :

Non mentionné

Lieu :

Informations complémentaires :

Horaire : 35h/semaine (8h30 à 16h30)

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